대량 메일링 또는 대량 이메일 메시지를 작성해야 합니까? Microsoft Word에서는 수신자와 해당 세부 정보를 자동으로 삽입하는 메일 병합을 설정할 수 있습니다.
Microsoft Word에서 편지 병합을 만드는 방법에는 두 가지가 있습니다. 이전에 설정한 적이 없는 경우 유용한 편지 병합 마법사나 시간이 좀 더 걸리지만 추가 옵션을 허용하는 우편물 탭을 사용할 수 있습니다.
Word에서 편지 병합 마법사 사용
앞서 언급한 대로 편지 병합 마법사는 각 단계를 안내하므로 프로세스에 익숙하지 않은 경우 사용하는 좋은 방법입니다. Mac의 Word에서는 이 옵션을 사용할 수 없다는 점에 유의해야 합니다. 그러나 MacOS에서는 아래 설명된 메일링 탭을 사용할 수 있습니다.
1단계: Word를 열고 우편물 탭으로 이동합니다.
2단계: 메일 병합 시작 메뉴를 선택하고 단계별 메일 병합 마법사를 선택합니다.
3단계: 편지 병합 패널이 표시되면 상단에서 문서 유형을 선택합니다. 편지 또는 이메일 메시지를 선택할 가능성이 높지만 봉투, 레이블 또는 디렉토리를 만들 수 있다는 것을 알게 될 것입니다.
하단에서 다음을 클릭하세요.
4단계: 현재 문서, 템플릿 , 기존 문서 중 무엇을 사용할지 선택하세요. 그런 다음 선택한 옵션에 대한 프롬프트를 따르십시오. 이 예에서는 현재 문서를 사용하겠습니다.
다음 을 클릭합니다.
5단계: 다음 중에서 수신자를 선택합니다.
- 기존 목록 사용 : 아래에서 찾아보기를 선택하여 파일을 찾습니다. 이전 목록을 사용한 경우 다른 목록 선택 및 수신자 목록 편집이 표시됩니다.
- Outlook 연락처에서 선택 : 아래의 연락처 폴더 선택을 선택하여 연락처를 엽니다.
- 새 목록 입력 : 아래에서 만들기를 선택하여 수신자를 입력합니다.
다음 을 클릭합니다.
6단계: 아직 입력하지 않았다면 메시지를 입력하세요.
사이드바에 있는 블록을 사용하여 편지나 이메일에 추가하세요. 필드를 원하는 위치에 커서를 놓고 선택합니다.
7단계: 각 필드를 선택하면 서식 옵션이 포함된 팝업 메시지가 표시됩니다.
8단계: 필드를 추가하면 문서에서 꺾쇠 괄호 안에 표시됩니다.
다음 을 클릭합니다.
9단계: 이제 각 메시지를 미리 볼 수 있습니다. 사이드바 상단에 있는 화살표를 사용하여 각 항목 사이를 이동하세요. 필요한 경우 이 수신자 제외 버튼을 사용할 수도 있습니다.
다음 을 클릭합니다.
10단계: 편지 병합 마법사가 완료됩니다. 첫 번째 단계에서 편지 또는 이메일 메시지를 선택했는지 여부에 따라 개별 편지를 인쇄 또는 편집하거나 메시지를 이메일로 보낼 수 있는 옵션이 제공됩니다.
Word에서 우편물 탭 사용
Word에서 편지 병합을 만드는 또 다른 방법은 우편물 탭의 도구를 사용하는 것입니다. 이 방법을 사용하면 마법사를 사용하는 것처럼 수신자를 선택하고 편지나 이메일에 필드를 추가할 수 있습니다. 하지만 규칙 설정, 필드 일치, 오류 확인을 위한 몇 가지 추가 옵션이 있습니다.
1단계: Word를 열고 메시지 내용을 추가합니다.
2단계: 우편물 탭으로 이동하여 편지 병합 시작 메뉴를 열고 편지 또는 이메일 메시지를 선택합니다. 여기서도 봉투, 라벨 또는 디렉토리를 선택할 수 있습니다.
3단계: 수신자 선택 메뉴를 열고 다음 중에서 선택합니다.
- 새 목록 입력 : 새 주소 목록을 열어 수신자를 입력합니다.
- 기존 목록 사용 : 찾아보기 창을 열어 파일을 찾습니다.
- Outlook 연락처에서 선택 : 연락처 목록을 엽니다.
수신자를 선택한 후 필요한 경우 수신자 목록 편집을 사용하여 변경할 수 있습니다.
4단계: 그런 다음 수신자 세부 정보를 가져오는 데 사용할 필드를 삽입합니다. 표준 주소 블록 및 인사말 버튼을 사용하여 형식을 선택하고 해당 필드를 삽입할 수 있습니다.
5단계: 원하는 경우 병합 필드 삽입 메뉴를 사용하여 더 많은 세부 정보를 추가할 수도 있습니다. 이를 통해 국가, 지역, 집 전화 또는 직장 전화와 같은 정보를 삽입할 수 있습니다. 기본 필드와 함께 Word는 사용자가 선택할 수 있는 추가 필드를 표시하기 위해 사용하는 수신자 파일을 읽습니다.
예를 들어 고객이 구매한 항목이 포함된 파일에 "제품" 필드가 있는 경우 병합 필드 삽입 메뉴에 사용 가능한 옵션으로 제품이 표시되어야 합니다.
6단계: 규칙을 설정하려면 다음에서 해당 버튼을 선택하세요. 이는 병합을 생성할 때 이러한 일회성 상황을 처리할 수 있는 방법을 제공합니다.
예를 들어, 레코드에 필드가 누락된 경우 수신자를 건너뛸 수 있습니다.
7단계: 수신자 목록이 메일 병합 필드와 완벽하게 일치하지 않을 수 있습니다. 필드 일치 옵션을 사용하여 이 문제를 해결할 수 있습니다. 사용하려는 항목을 선택할 수 있는 드롭다운 상자가 오른쪽에 있는 필드 목록이 표시됩니다.
예를 들어 닉네임을 입력하는데 수신자의 기록에 닉네임이 없는 경우 이름을 사용하도록 선택할 수 있습니다.
8단계: 우편물 탭의 또 다른 뛰어난 기능은 오류 확인 기능입니다. 해당 버튼을 선택하면 세 가지 옵션이 표시됩니다.
병합을 시뮬레이션하고 새 문서에서 결과를 받거나, 병합을 완료하고 오류가 발견되면 일시 중지하거나, 일시 중지하지 않고 병합을 완료하고 새 문서에서 오류를 보고할 수 있습니다.
9단계: 언제든지 마법사와 마찬가지로 메일링을 미리 볼 수 있습니다. 결과 미리 보기를 선택한 다음 오른쪽 화살표를 사용하여 각 기록을 이동합니다.
미리보기에서는 개별 문자를 변경할 수 없다는 점에 유의하는 것이 중요합니다. 그러나 다음 단계에서 개별 문서 편집을 선택하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.
10단계: 완료되면 완료 및 병합 메뉴를 엽니다. 사용하는 문서 유형에 따라 개별 문서를 편집하거나, 메시지를 인쇄하거나, 이메일을 보내는 옵션이 표시됩니다.
자주 묻는 질문
Excel에서 Word로 편지 병합을 수행하는 방법은 무엇입니까?
Word의 두 편지 병합 도구 모두에서 기존 목록을 사용할 수 있으므로 Excel 파일을 간단히 선택할 수 있습니다. 수신자에 대한 모든 세부 정보가 포함된 Excel 시트를 만들고 저장하세요. Word에서 메일 병합 프로세스를 시작하고 수신자에 대한 기존 목록을 사용하도록 선택한 다음 Excel 파일을 찾아 선택합니다.
편지 병합 필드의 형식을 어떻게 지정합니까?
편지 병합 문서에 필드를 추가할 때 필드의 서식을 지정할 수 있습니다. 그러나 추가한 후에 형식을 변경할 수도 있습니다. 형식을 다시 지정할 필드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 [필드 이름] 편집을 선택합니다. 그러면 서식 옵션이 포함된 팝업 창이 나타납니다.
편지 병합을 어떻게 사용자 정의합니까?
편지 병합의 목적은 수신자 세부 정보를 가져오는 변수인 필드를 사용하여 통신을 개인화하는 것입니다. 직위, 관리자, 근무 기간, 인증 등에 대한 필드를 설정할 수 있습니다. 해당 필드 이름과 함께 수신자의 레코드에 이러한 세부 정보를 입력한 다음 메시지의 원하는 위치에 해당 필드를 추가하십시오.